Tagungen und Kongresse in Hamburg planen mit der Eventagentur HEP

Wer eine Tagung oder einen Kongress im schönen Hamburg ausrichten möchte, ist bei der Hanseatischen Event Partner GmbH, kurz HEP, an der richtigen Adresse. Mit viel Herzblut, Know-how, jahrzehntelanger Erfahrung und den besten Kontakten zu lokalen Partnern will die Eventagentur die hohen Erwartungen ihrer Kunden übertreffen. Ich durfte gemeinsam mit Geschäftsführer Thomas Pylla einen Blick hinter die Kulissen werfen.

Die Auswahl an Eventlocations für Tagungen und Kongresse in Hamburg reicht von modern bis klassisch

Das Angebot an Tagungsmöglichkeiten in der Hansestadt scheint enorm zu sein. Seit einer halben Stunde klicke ich mich schon durch die Online-Datenbank von HEP und habe eine ganze Reihe wirklich schöner Hotels und Eventlocations gefunden, die mit den verschiedensten Alleinstellungsmerkmalen um die Gunst des internationalen Kongresspublikums werben. Zum Glück muss ich mich nicht entscheiden.

Hotel oder Eventlocation? Eine Frage des Budgets!

Die Frage, ob Hotel oder Eventlocation, hänge in erster Linie vom Budget ab, sagt Thomas Pylla. „Hotels sind meistens schon komplett ausgestattet und können so ohne größeren Aufwand im Vorfeld Tagungen mit mehreren Hundert Teilnehmern ausrichten. Eine Eventlocation hingegen bietet häufig das etwas ausgefallenere Ambiente, dafür müssen wir dort oft die komplette Ausstattung vom Besteck über Möbel und Küchengeräten bis hin zur Bühnen- und Medientechnik mitbringen und installieren. Das schlägt sich dann im Preis nieder.“ Der Blick auf die Elbe ist natürlich auch noch mal ein paar Euro teurer.

Eventlocations bieten häufig das etwas ausgefallenere Ambiente

Bei HEP profitiert der Kunde immerhin davon, dass das Unternehmen auf den Agenturzuschlag verzichtet. Thomas Pylla: „Wir haben feste Partner, mit denen wir schon seit vielen Jahren zusammenarbeiten und bei denen wir deshalb sehr gute Preise kriegen.“ Das gewachsene Netzwerk bringt weitere Vorteile mit sich: „Wir wissen, dass wir stets höchste Qualität und Verlässlichkeit bekommen. Das ist leider nicht überall selbstverständlich.“

„Die Branche ist früher schon sehr hektisch gewesen und ist es heute immer noch“

Es sind die Details, die über den Erfolg einer Veranstaltung entscheiden

Seit über 30 Jahren ist Thomas Pylla bereits im Eventgeschäft tätig. Vor gut elf Jahren hat er die Eventagentur HEP gegründet. Ich möchte von ihm wissen, wie sich die Arbeit als Eventplaner im Laufe der Jahre verändert hat. „Die Branche ist früher schon sehr hektisch gewesen und ist es heute immer noch. Vor allem kurz vor den Veranstaltungen wird es jedes Mal chaotisch“, lacht er. Wahrscheinlich ist es die lange Erfahrung, die ihn so entspannt wirken lässt. Er überlegt einen Moment und ergänzt: „Die moderne IT-Technik hat uns Eventplanern die Arbeit schon deutlich erleichtert.“ Immerhin etwas.

Zurück zu unserem Event. Die Liste an Fragen, die HEP im Vorfeld seinen Kunden stellt, ist lang: Wie viele Teilnehmer werden erwartet, wie soll das Catering aussehen, welche technische Ausstattung ist vonnöten und was für ein Programm ist geplant? Was schnell vergessen wird: Bei Ärzte-Kongressen gibt es zum Beispiel sehr viel strengere Richtlinien in Sachen Unterhaltungsprogramm als wenn die Fitnessbranche tagt. Essentiell ist auch die Frage, welche Locations mit ihrem Stil zum Image des Veranstalters bzw. zu den Kommunikationszielen passen? Das kann eine sehr edles Hotel sein oder – ein bisschen extravaganter – die Tagung über den Wolken im erst kürzlich sanierten Funkturm.

Das Highlight der Eventagentur HEP: ein Gastvortrag vom Weltumrunder

Passend zur Location in luftiger Höhe könnte dort der berühmte Schweizer Ballonfahrer Bertrand Piccard einen Motivationsvortrag halten und berichten, wie er 1999 in knapp drei Wochen als erster Mensch die Erde ohne Zwischenlandung umrundete. Das fesselt die Zuhörer, bietet echten Mehrwert und bleibt in Erinnerung. Der Franzose ist übrigens nicht der einzige bekannte Redner in der Datenbank der Eventagentur HEP. Auch die Moderatorin Barbara Schöneberger kann für einen Gastvortrag gebucht werden.

Ihr seht, wie vielseitig und spannend das Thema Kongresse und Tagungen ist. Ich danke Thomas Pylla für das sehr unterhaltsame Treffen. Wenn ihr euch näher informieren wollt, meldet euch doch einfach bei HEP.