Eventmodule und Platzbedarf: Was Veranstaltende wissen müssen – mit Checkliste von G&S Events

Vom Sommerfest im großen Hof bis zur Weihnachtsfeier im kleinen Kreis – was die Größe angeht, sind Firmenfeiern & Co. mindestens so verschieden wie ihre Anlässe selbst. Was aber alle Arten von Veranstaltungen eint, egal ob groß oder klein, egal ob viele oder wenige Gäste, egal ob Kinder oder Erwachsene: Besucher lieben Eventmodule! Schließlich sind Hüpfburgen, Rodeos, Simulatoren und Spielmodule immer ein Garant für Spaß und machen Events erst unvergesslich. Doch nicht jedes Modul passt auf jede Veranstaltung, denn manchmal fehlt schlichtweg der Platz. Für Eventplaner stellt sich damit aber die Frage: Wie passen Eventmodule und Platzbedarf zusammen? An was muss ich denken – und welche Module sind die richtigen für meine Location?

Das weiß Daniel Graffe: Der Geschäftsführer von G&S Events führt den Full-Service-Dienstleister in der zweiten Generation und hat seine Eventmodule schon auf allen Größen von Veranstaltungen im Einsatz gesehen. „Die Veranstalter wissen natürlich, wie groß ihre Location ist. Aber leider vergessen sie bei der Planung der Module trotzdem oft elementare Dinge. Eine gute Beratung im Vorfeld ist daher unverzichtbar.“

Die wichtigsten Fragen, die G&S Events mit Veranstaltenden vorab klärt, um die richtigen Eventmodule für deinen Platzbedarf auszuwählen:

• Wo findet die Veranstaltung statt? Bei G&S Events gibt es Eventmodule, die sich für einen Einsatz im Freien eignen, andere nicht. Manche benötigen ein zusätzliches Dach, andere eine Unterlage. Viele brauchen einen festen, ebenen Boden oder eine Befestigung. Klar ist: Die Größe des Moduls selbst ist meist kleiner als der Platz, den sein Betrieb benötigt.
• Brauchen die gewählten Module Strom, Wasser oder Personal? Je nach Modul kann es sein, dass ein Stromanschluss in der Nähe, fließendes Wasser oder Betreuungspersonal benötigt wird. Auch das sind Punkte, die vorab geklärt werden sollten, um die passenden Module zu finden.
• Gibt es Einschränkungen bei Location oder Anlieferung? Einige Eventmodule lassen sich nicht zerlegen, andere sind echte Schwergewichte. Daher ist es wichtig, vorab zu klären, wie die Zufahrt aussieht, ob Eventmodule in ein anderes Stockwerk getragen oder mit einem Aufzug gebracht werden müssen, wie groß die Türmaße sind und wo sich Transportfahrzeuge abstellen lassen.

Daniel Graffe und das erfahrene Team von G&S Events stehen ihren Kunden bei diesen Fragen, die nicht immer einfach zu beantworten sind, zur Seite und wählen dann die passenden Module aus. „Veranstalter haben zwar oft Ideen im Kopf, welche Eventmodule sie ihren Besuchern gerne bieten möchten. Manchmal kommt es aber vor, dass das sich dann gar nicht realisieren lässt“, sagt der Firmenchef. Und hat auch immer eine gute Nachricht im Gepäck: „Fest steht, dass wir für jede Art von Veranstaltungen und Locations passende Module im Portfolio haben, auch bei kleinem Platzangebot.“

Eventmodule und Platzbedarf – Good to know: die Checkliste von G&S Events

• Der Betrieb braucht mehr Platz als das Modul selbst: Eine Hüpfburg, die 3×3 Meter groß ist, braucht mehr Platz als diese neun Quadratmeter. Denn: Sie sollte nicht an der Wand oder in einer Ecke platziert werden, braucht Platz für eine Fallschutzmatte und einen Teppich für Schuhe und natürlich für die Eltern, die ihre Lieben beim Hüpfen bewundern möchten. Wer das im Hinterkopf behält, stellt sicher, dass es am Tag der Veranstaltung keine Enttäuschungen gibt.
• Platz für Zuschauer einplanen: Wie fändest du einen wilden Ritt auf dem Bullriding-Gerät und keiner schaut zu? Eben – Spaß macht es nur gemeinsam! Deswegen sollte bei der Auswahl von Eventmodulen auf jeden Fall auch genügend Platz für die Zuschauer eingeplant werden, die um das Modul herumstehen.
• Bewegung = Platzbedarf: Bei vielen Modulen von G&S Events geht es um Spiele und Bewegung. Und das braucht Platz! Ob Anlauf nehmen, springen oder Baumstammsägen: Biete den Besuchern genügend Freiraum auch um das Modul herum.
• Höhe nicht vergessen! Du hast 3 mal 3 Meter Platz in deiner Location für ein Modul. Aber was ist mit der Höhe? Das kann ein ausschlaggebender Faktor bei der Auswahl von Modulen sein. Denn wenn das Eventmodul nicht in den Saal passt oder sich jemand den Kopf anhaut, ist der Spaß schnell vorbei.
• Welches Modul steht wo? Hüpfburg neben Grill, Tischkicker vor Notausgang, Simulator weit entfernt von der Steckdose und Hufeisenwerfen neben der Champagnerbar? Alle keine gute Idee, würden wir sagen. Welches Eventmodul wo aufgestellt werden sollte, besser nicht dem Zufall überlassen. Sondern erfahrenen Experten, die jede Eventualität kennen.

Wichtig bei der Auswahl von Eventmodulen ist also nicht nur das Motto und die Art der Module. Sondern auch eine durchdachte Planung des Platzbedarfs, bei der man sich am besten professionell beraten lässt. Übrigens: Bei G&S Events lässt sich der Platzbedarf für jedes Modul auf der Homepage einsehen und genau prüfen, wie viel für den Betrieb des Moduls benötigt wird. Damit es später keine unangenehmen Überraschungen gibt! Zu G&S geht es hier.

Hier gibt es Antworten von G&S auf alle Fragen, was es bei Eventmodulen für unterschiedliche Altersgruppen zu beachten gibt.